Eine Schlüsseldefinition beschreibt die Wertigkeit und den Aufbau eines Schlüssels.
Ein Schlüssel wird aufgebaut aus einer Liste von Schlüsselfeldern und deren Werte. In der Tabelle „Schlüsseldefinitionsattribute“ werden die Felder und Variablen angegeben, aus denen ein Schlüssel aufgebaut wird.
Hier in diesem Beispiel ist es die Organisationseinheit. Es können auch mehrere Felder angegeben werden, z.B. Auftraggeber und Gewicht.
Die Wertigkeit des Schlüssels wird über die Felder Gruppe-Id und Priorität beschrieben. Über eine Gruppierungsnummer (Achtung! Nicht zu verwechseln mit der Ordnergruppe!) können einzelne Schlüsseldefinitionen zu einer Gruppe zusammengefaßt werden. Innerhalb einer Gruppe können die einzelnen Schlüsseldefinitionen durch die Priorität sortiert werden.
In der Verwaltungsmaske sind die Schlüsseldefinitionen so sortiert, wie sie abgearbeitet werden: Zuerst nach der Gruppen-Id und innerhalb der Gruppen-Id nach der Priorität.
Zur Ausführung werden alle Schlüssel in dieser Reihenfolge überprüft und aus jeder Gruppe nur der jeweils erste passende Schlüssel ausgeführt.
In obigem Beispiel sind für den Ordner „Konditionen“ drei Schlüssel definiert, die die gleiche Gruppierungsnummer (100) haben. Über die Priorität sind diese vom speziellen zum allgemeinen sortiert.
Wir also eine spezielle Kondition für eine Adresse und Organisationseinheit hinterlegt, wird diese verwendet. Ansonsten werden die allgemeineren Schlüssel geprüft.